Datenschutzbestimmungen
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzbestimmungen informieren darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit unserer Website, mit Anfragen, Buchungen, Veranstaltungen, Mitgliedschaften, QR-Codes und digitalen Angeboten verarbeitet werden.
Stand: 29. Juni 2026. Die Website von brain rooms synapsis befindet sich derzeit noch im Aufbau. Diese Datenschutzbestimmungen bilden daher eine Übergangsversion für die aktuell veröffentlichten und tatsächlich eingesetzten Inhalte, Funktionen und technischen Dienste. Sobald weitere Elemente wie Zahlungsanbieter, Newsletter, Tracking, Web-App-Funktionen oder Ticketing-Systeme aktiviert oder wesentlich geändert werden, werden die Datenschutzbestimmungen entsprechend angepasst, ergänzt und in aktualisierter Fassung an dieser Stelle veröffentlicht.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist:
brain rooms synapsis / brain rooms carinthia
Widmanngasse 10
9500 Villach
Österreich
E-Mail: synapsis@brainrooms.at
Für Angebote, die gemeinsam mit nucleus 𝝅 durchgeführt werden, kann eine gemeinsame organisatorische Verantwortung bestehen. In solchen Fällen gelten ergänzend die jeweils einschlägigen Hinweise des konkreten Angebots, der Buchungsseite oder der jeweiligen AGB.
2. Welche Daten verarbeitet werden können
- Kontaktdaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisation oder Institution;
- Anfrage- und Kommunikationsdaten, etwa Inhalte von E-Mails, Kontaktanfragen oder Buchungsanfragen;
- Buchungs- und Teilnahmedaten, etwa gebuchtes Angebot, Termin, Zahlungsstatus, Mitgliedskategorie, Anwesenheits- oder Check-in-Status;
- technische Daten, etwa IP-Adresse, Browser, Gerätetyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Server-Logdaten;
- gegebenenfalls QR-Code- oder Ticketdaten, sofern ein digitales Ticketing-System verwendet wird;
- Foto-, Video- oder Tonaufnahmen von Veranstaltungen, soweit solche Aufnahmen erstellt werden und Personen darauf erkennbar abgebildet oder hörbar sind;
- freiwillig übermittelte Informationen im Rahmen von Projekten, Kooperationen, Mitgliedschaften oder Veranstaltungen.
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt, je nach Zusammenhang, auf Grundlage der Erfüllung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen, gesetzlicher Verpflichtungen, berechtigter Interessen, einer Einwilligung oder der Wahrnehmung organisatorischer und sicherheitsbezogener Interessen im Zusammenhang mit Website, Veranstaltungen und digitalen Angeboten.
4. Zwecke der Verarbeitung
- Bearbeitung von Anfragen, Kurs-, Seminar-, Workshop- und Veranstaltungsanmeldungen;
- Durchführung, Organisation und Dokumentation von Angeboten, Veranstaltungen, Projekten und Kooperationen;
- Dokumentation, Nachbereitung, Öffentlichkeitsarbeit und Bewerbung eigener oder gemeinsam mit Partner:innen durchgeführter Veranstaltungen durch Foto-, Video- oder Tonaufnahmen, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht;
- Zahlungsabwicklung, Buchungsbestätigung, Teilnahmeverwaltung und Abrechnung;
- Übermittlung und Prüfung von QR-Codes oder digitalen Teilnahmebestätigungen, sofern vorgesehen;
- Kommunikation mit Teilnehmenden, Mitgliedern, Partner:innen und Interessierten;
- Betrieb, Sicherheit, Wartung und Verbesserung der Website und gegebenenfalls der Progressive Web App;
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Dokumentationspflichten.
5. Website, Server-Logdaten und Hosting
Beim Besuch unserer Website werden durch den Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Referrer-Informationen gehören. Diese Daten dienen dem sicheren und störungsfreien Betrieb der Website, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.
6. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für allfällige Anschlusskommunikation. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung, Dokumentation oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
7. Buchungen, Digistore24 und Zahlungsabwicklung
Für buchbare Angebote kann die Zahlungsabwicklung über den externen Zahlungsanbieter Digistore24 erfolgen. Bei Nutzung der Digistore24-Buchungsseite werden personenbezogene Daten durch Digistore24 in eigener Verantwortung bzw. nach Maßgabe der dort geltenden Datenschutz- und Nutzungsbedingungen verarbeitet. Wir erhalten jene Daten, die für Buchungsbestätigung, Teilnahmeverwaltung, Zahlungsstatus, Rechnungs- oder Nachweispflichten und Veranstaltungsdurchführung erforderlich sind.
8. QR-Code, Ticketing und Progressive Web App
Bei Angeboten mit QR-Code, digitalem Ticket oder Progressive Web App werden die dafür erforderlichen Daten verarbeitet, etwa Ticket-ID, Kurs- oder Veranstaltungszuordnung, Zahlungs- bzw. Buchungsstatus und Check-in-Status. Der QR-Code enthält keine sensiblen personenbezogenen Daten im Klartext, sondern dient der digitalen Prüfung der Teilnahmeberechtigung.
9. Foto-, Video- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen
Bei Kursen, Seminaren, Workshops, Vorträgen, Projekten und sonstigen Veranstaltungen können Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt werden. Diese Aufnahmen können personenbezogene Daten enthalten, wenn Personen erkennbar abgebildet oder hörbar sind.
Die Verarbeitung kann der Dokumentation der Veranstaltung, der internen Nachbereitung, der Qualitätssicherung, der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Bewerbung von Angeboten von brain rooms synapsis und, soweit einschlägig, mitwirkenden Partner:innen, Kursleiter:innen oder Kooperationspartner:innen dienen. Eine Veröffentlichung kann insbesondere auf der Website, in digitalen Medien, in Präsentationen, in Presse- und Informationsunterlagen, in gedruckten Materialien sowie in sonstigen Kommunikations- und Werbemitteln erfolgen.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Art der Aufnahme und Verwendung auf Grundlage einer Einwilligung, einer vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehung, berechtigter Interessen an Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit oder gesetzlicher Dokumentations- und Nachweispflichten. Hervorgehobene Einzelportraits, Interviews, Testimonials oder vergleichbare werbliche Darstellungen werden grundsätzlich nur mit gesonderter Zustimmung verwendet.
Personen, die nicht erkennbar aufgenommen werden möchten oder keine Veröffentlichung erkennbarer Aufnahmen wünschen, können dies vor Beginn der Veranstaltung der Veranstaltungsleitung, Kursleitung oder brain rooms synapsis mitteilen. Dieser Wunsch wird nach Möglichkeit organisatorisch berücksichtigt, etwa durch geeignete Platzierung, Verzicht auf Nahaufnahmen, Nichtverwendung bestimmter Aufnahmen oder andere angemessene Maßnahmen.
Bei Veranstaltungen mit Kindern oder Jugendlichen erfolgt eine Veröffentlichung erkennbarer Aufnahmen nur nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen und, soweit erforderlich, mit Zustimmung der gesetzlichen Vertreter:innen. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
10. Cookies, Analyse und externe Inhalte
Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Funktionen, soweit keine zusätzlichen Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste aktiviert sind. Die Website und die digitalen Angebote werden schrittweise erweitert. Bei Aktivierung weiterer Funktionen, etwa Zahlungsanbieter, Newsletter, Karten, eingebetteter Medien, Social-Media-Funktionen, App-Funktionen oder Ticketing, werden diese Datenschutzbestimmungen entsprechend angepasst und veröffentlicht. Externe Links, etwa zu Digistore24, Amazon, Social-Media-Angeboten oder Partnerseiten, führen zu Websites Dritter, für deren Inhalte und Datenschutzpraxis die jeweiligen Betreiber verantwortlich sind.
11. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wie berechtigte Dokumentations-, Nachweis- oder Sicherheitsinteressen vorliegen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere rechtliche Grundlage für die Verarbeitung besteht.
12. Empfänger:innen und Auftragsverarbeitung
Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister, Hostinganbieter, Zahlungsanbieter, E-Mail-Dienstleister, Buchhaltungs- oder Steuerberatungsstellen, Kooperationspartner oder Veranstaltungsdienstleister übermittelt werden, soweit dies für Betrieb, Buchung, Zahlung, Organisation oder rechtliche Pflichten erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.
13. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Zudem besteht das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
14. Kontakt für Datenschutzanliegen
Für Auskunfts-, Löschungs-, Berichtigungs- oder sonstige Datenschutzanliegen wenden Sie sich bitte schriftlich an:
brain rooms synapsis
E-Mail: synapsis@brainrooms.at
Zur Bearbeitung eines Datenschutzanliegens kann eine geeignete Identifikation erforderlich sein, damit personenbezogene Daten nicht unberechtigt an Dritte herausgegeben werden.
15. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzbestimmungen anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Systeme, Buchungsprozesse, Zahlungsanbieter, digitale Anwendungen oder organisatorische Abläufe ändern. Es gilt jeweils die auf der Website veröffentlichte Fassung.